Przed wyborem rozwiązania należy nie tylko dokonać analizy swoich potrzeb i oczekiwań stawianych systemowi CRM ale również należy zidentyfikować kryteria wyboru systemu i jego dostawcy.
Definicji systemu CRM jest wiele. Niektóre źródła traktują systemy CRM li tylko jako narzędzia do prowadzenia nowoczesnego marketingu opartego o strategię CRM, inne skupiają się na informacyjnym aspekcie systemów CRM. Z jeszcze innych definicji wynika, iż system a właściwie systemy CRM powinny informatyzować wszystkie procesy związane z klientem, sprzedażą, marketingiem lub nawet całą firmę za wyjątkiem procesów pomocniczych (czyli takich, które nie prowadzą bezpośrednio do osiągnięcia zysku ale są niezbędne dla utrzymania firmy np. kadry płace).